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La retención en la fuente por ventas, es una provisión del pago del impuesto de renta del año que cursa pero que se declara al año siguiente; sin embargo, como hasta no cerrar el año fiscal en diciembre de ese año no sabrá el monto del impuesto a pagar, se lleva como un anticipo a impuestos.

Cada que se factura un producto o un servicio a un cliente que sea empresa y en algunos pocos casos, personas naturales que cumpla con algunos requisitos específicos, se debe realizar el proceso de la retención en la fuente a la hora de cancelar dicha factura por el comprador.

Dicha retención le será consignada a la Dian en nombre del vendedor del servicio o producto, por parte del comprador. De acuerdo a lo anterior, en la contabilidad de la empresa vendedora, dicha retención se lleva contablemente a una cuenta por cobrar del activo corriente, donde se acumulan todos los pagos sacados por este concepto y entregados a la Dian.

Pero con esta clasificación contable queda registrada en el activo corriente, lo que en su momento se puede interpretar como un valor que la empresa recuperaría en un corto plazo para hacer parte de la caja o del circulante del día a día; situación que no es cierta, ya que ese dinero no regresará a la compañía hasta que no se haya presentado la declaración de renta del año de la retención, además, descontado el valor total a pagar y si por casualidad le sobra dinero del retenido, debe tramitar una devolución del saldo que le quedó luego del pago del impuesto.

La parte más crítica no se refleja en los estados de situación financiera, ni en el estado de resultados, solo se refleja en el flujo de caja, ya que para la situación financiera es una cuenta por cobrarle a la Dian, que como ya vimos, solo se recobra una parte en algunos casos y al año siguiente, luego de cumplir una serie de trámites y procesos que muchas veces son objetados hasta poder llegar a la devolución.

La tabla de retenciones en la fuente, presenta diferentes niveles o categorías según la actividad empresarial y el tipo de producto y/o servicio que se compra. Con base en lo anterior, se genera una situación que pocos empresarios son conscientes y hace referencia a los siguientes puntos.

Cuando la venta es de productos normales, que tienen una retención en la fuente del 2,5%. Quiere decir que la utilidad mínima que dicha empresa debe tener es del 2,5%, ya que si la rentabilidad es menos, lo que de forma encubierta sucedería es que la empresa perdería flujo de caja cada mes y en la misma proporción que el % de utilidad que el valor que le retienen los clientes.

Para las empresas de servicios que las retenciones son del 10% y del 11%, las utilidades deben de ser superiores a esas cifras de retención. Ya que si la retención es del 10% y la empresa solo renta el 6%, quiere decir que el 4% se le está disminuyendo la caja a la compañía en cada mes, teniendo lo anterior un impacto muy fuerte en la liquidez de la empresa y no siendo este un indicador que se acostumbra controlar.
La realidad empresarial es que de todas formas, la retención en la fuente es un factor que disminuye la disponibilidad de efectivo y/o de caja, mientras que los informes contables la presentan como una cuenta por cobrar, que no será cobrada ni es su totalidad, ni en el corto plazo.